Hybride werken vraagt leiderschap: afspraken handhaven maakt het verschil

auteur: Arlette Bout 

Hybride werken legt leiderschap — of het gebrek eraan — genadeloos bloot. Vrijheid zonder duidelijke afspraken en zonder consequent leiderschap ondermijnt eigenaarschap, samenwerking en uiteindelijk ook resultaat.

In veel organisaties wordt de discussie over hybride werken gevoerd alsof het een praktische vraag is: hoeveel dagen werken we thuis, wanneer zijn we op kantoor en hoe organiseren we overleg? Maar wie iets langer kijkt, ziet dat het zelden daar misgaat. Het werkelijke vraagstuk ontstaat meestal op een ander moment: wanneer afspraken wel bestaan, maar niet worden nagekomen en niemand bereid is het gesprek daarover te voeren.

Zie je dit ook in je team terug?

Van deelnemers aan onze programma’s horen we dit soort situaties regelmatig terug. Leidinggevenden die merken dat afspraken langzaam beginnen te schuiven of dat hybride werken meer spanning brengt dan verwacht.

In onze begeleiding werken we met leiders aan precies deze vraagstukken: hoe je afspraken helder maakt, het gesprek voert wanneer gedrag schuurt en daarin ook koers houdt — zonder de relatie te beschadigen.

Herken je dit, dan kan het helpend zijn om hier eens samen naar te kijken.
Plan hier een gratis kennismakingsgesprek.

Een herkenbare scène uit veel teams

Het is donderdag. Teamdag. Iedereen zou vandaag op kantoor zijn. De agenda is bewust zo ingericht dat deze dag bedoeld is voor overleg, afstemming en gezamenlijke besluitvorming. Wanneer de leidinggevende de vergadering opent, ziet hij of zij het meteen: drie stoelen blijven leeg.

Vlak voor aanvang kwamen er berichten binnen. Een ziek kind thuis, iemand die zich niet helemaal fit voelt, een auto die niet startte of vertraging met het openbaar vervoer. Op zichzelf zijn het begrijpelijke situaties. Toch valt er iets op. Het zijn steeds dezelfde namen en het patroon begint zichtbaar te worden.

Hier wordt leiderschap zichtbaar

Is thuiswerken eigenlijk een recht?
Sinds de coronaperiode is hybride werken voor veel medewerkers vanzelfsprekend geworden. In sommige organisaties wordt zelfs gesproken over een ‘recht op thuiswerken’. Medewerkers beroepen zich daar soms expliciet op wanneer er discussie ontstaat over aanwezigheid op kantoor.

Volgens de Wet flexibel werken kunnen medewerkers een verzoek doen om hun werk (deels) vanuit huis te doen. Werkgevers moeten zo’n verzoek serieus overwegen, maar zijn niet verplicht het automatisch toe te staan.

Het is dus een recht om thuiswerken te vragen, niet een recht om het altijd te krijgen. In de praktijk gaat het echter zelden over wetgeving, maar over afspraken die teams met elkaar maken en de vraag of die ook worden nageleefd.

Wanneer schuurt het

In de vergadering blijft het onderwerp onbesproken. Het overleg start zoals gepland, notulen worden gemaakt en besluiten worden half genomen. Iedereen voelt dat er iets schuurt, maar niemand benoemt het hardop. Daarmee ontstaat er een merkwaardige situatie: de afspraak bestaat nog steeds, maar verliest langzaam haar betekenis.

De echte test van leiderschap komt niet bij het maken van de afspraak, maar op het moment dat die afspraak niet wordt nagekomen.

Veel organisaties hebben hun afspraken over hybride werken of thuiswerken prima op papier staan, De echte test ontstaat wanneer gedrag daarvan begint af te wijkenn en een leidinggevende moet besluiten of het gesprek daarover wordt gevoerd.

Het gesprek dat vaak wordt uitgesteld

Veel leidinggevenden herkennen dat moment. Je ziet dat een afspraak meerdere keren niet wordt nagekomen en je merkt dat andere teamleden dat ook zien. Toch wordt het gesprek vaak uitgesteld. Soms uit begrip voor de situatie, soms omdat het ongemakkelijk voelt, en soms omdat een leider eerst wil begrijpen wat er precies speelt.

Wanneer gedrag niet wordt benoemd, leren teams dat afspraken rekbaar zijn.
Wanneer dit te lang duurt, gebeurt er iets wat in veel teams herkenbaar is. De afspraak blijft bestaan, maar wordt in de praktijk steeds minder serieus genomen.

Teamleden beginnen hun eigen interpretatie te geven van wat wel en niet belangrijks is, en daarmee verschuift de norm ongemerkt.

Niet iedere leider begint met een schoon veld

Niet iedere leidinggevende begint met een schoon veld. Veel managers stappen een team binnen waarin bepaalde patronen al jaren bestaan. Medewerkers zijn nooit aangesproken op afwezigheid, afspraken zijn langzaam rekbaar geworden en gesprekken over disfunctioneren zijn eerder vermeden dan gevoerd.

Voor een nieuwe leidinggeven voelt dat vaak alsof hij of zij al begint met de gebakken peren. Het team is gewend geraakt aan een bepaalde vrijheid, terwijl de onderliggende afspraken nooit echt zijn vastgelegd of gehandhaafd. Wanneer daar ook nog onduidelijk HR-beleid of ontbrekende of gebrekkige dossiervorming bij komt, kan het zelfs voelen alsof het systeem leiderschap eerder afremt dan ondersteunt.

De verborgen prijs van uitgesteld leiderschap

Wanneer afspraken niet worden gehandhaafd, verandert er langzaam iets in een team. Overleg wordt moeilijker te organiseren, besluitvorming vertraagt en informatie raakt versnipperd. Collega’s die zich wel aan afspraken houden beginnen zich af te vragen waarom zij dat eigenlijk nog doen.
De prijs daarvan wordt vaak onderschat.

Voor een team van tien mensen kan onduidelijke samenwerking rond hybride werken al snel leiden tot tienduizenden euro’s aan productiviteitsverlies en talentverlies per jaar.

Niet omdat thuiswerken het probleem is, maar omdat leiderschap ontbreekt op het moment dát het nodig is.

Wat betekent dit financieel voor een team?

In de bijlage bij deze blog laten we met een eenvoudige voorbeeldberekening zien welke kosten kunnen ontstaan wanneer afspraken rond hybride werken niet worden nageleefd.

Download hier de bijlage met de voorbeeldberekening.

Dienend leiderschap betekent ook begrenzen

Dienend leiderschap betekent niet dat je spanning vermijdt. Het betekent dat je verantwoordelijkheid neemt voor het geheel van het team en bereid bent het gesprek te voeren wanneer gedrag begint af te wijken van wat is afgesproken.

Leiderschap gaat hier uiteindelijk niet over het managen van mensen, maar over het managen van afspraken.

Dat gesprek begint vaak met een eenvoudige observatie. Door te benoemen wat je ziet en vervolgens te luisteren naar wat er speelt, ontstaat ruimte voor een eerlijk gesprek. Soms blijkt er meer achter het gedrag te zitten dan zichtbaar was en moet een afspraak opnieuw worden bekeken.

Maar wanneer gedrag onbesproken blijft, leren teams vooral dat afspraken rekbaar zijn.

Helderheid is een vorm van leiderschap

Dienend leiderschap vraagt dat menselijkheid en duidelijkheid samenkomen. Autonomie zonder verantwoordelijkheid ondermijnt samenwerking, terwijl verantwoordelijkheid zonder menselijkheid het vertrouwen schaadt. Leiderschap vraagt daarom om het vermogen om beide met elkaar te verbinden.

Wanneer een afspraak belangrijk is voor het functioneren van het team, moet die afspraak ook duidelijk blijven. En duidelijk blijven begint bij het blijven hebben van het gesprek. Ook over de handhaving van de afspraken.

Door het gesprek tijdig te voeren en helder te maken wat het team nodig heeft, ontstaat juist ruimte voor vertrouwen, autonomie en eigenaarschap.

De keuze waar leiders voor staan

Hybride werken is uiteindelijk geen vraagstuk over locatie, maar over leiderschap. Het gaat niet om het aantal dagen dat iemand thuiswerkt, maar om de vraag of een leider bereid is het gesprek te voeren wanneer afspraken niet worden nagekomen.

Wat een leider laat passeren, wordt cultuur. En cultuur bepaalt uiteindelijk hoe teams samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en resultaten bereiken.

Het moment om het gesprek niet langer uit te stellen

Herken je dit in je eigen team en merk je dat afspraken steeds vaker beginnen te schuiven? Dan is dit vaak precies het moment waarop leiderschap nodig is.
Niet door nieuwe afspraken te maken, maar door het gesprek te voeren over wat al is afgesproken — en daarin duidelijk te blijven.

We gaan daar graag met je over in gesprek.

Soms begint verandering in een team met één gesprek dat te lang is uitgesteld.

Plan hier een verkennend gesprek.